| Traitement courriers entrants
Vers toujours plus de dématérialisation
Suite au constat que, tout comme pour les e-mails, la réception des courriers suit la loi de Pareto (à savoir que 80% des courriers reçus proviennent d’un nombre restreint d’expéditeurs et concernent toujours les mêmes sujets), il devient alors évident qu’une industrialisation de son traitement est possible, voire indispensable. En effet, à l’échelle d’une personne, d’un service ou bien d’une société toute entière, nous vous offrons la possibilité de traiter en temps réel :
la réception de vos courriers
leur ouverture
leur numérisation
leur identification selon votre grille de lecture
leur tri et classement selon les types d’expéditeurs, l’objet, les types de destinataires …
le traitement selon votre cahier des charges d’une partie des courriers récurrents
la réexpédition des courriers non traitables par nos services (envoi par e-mail du courrier numérisé, ou envoi postal selon le cas)
la transmission en temps réel d’un suivi exhaustif de l’ensemble de nos activités
l’archivage des courriers traités
L’objectif de cette organisation est de permettre pour chacun de vos collaborateurs, la réception de courriers qualifiés, classés, et cohérents, le soin ayant été pris d’écarter tous ceux n’ayant aucune pertinence ou pouvant être traités via un process « industriel » .
Cette organisation s’accompagne toujours d’une procédure destinée à traiter les urgences (redirection e-mail ou téléphonique vers un contact dédié de votre équipe …).
Par ailleurs, cette organisation s’inscrit dans le cadre d’une Gestion Electronique des Documents (ou GED), visant à numériser et traiter de manière totalement dématérialisée (Zéro Papier) l’ensemble des documents gravitant autour de votre activité (courriers, facsimilés …). En pleine expansion depuis quelques années, ce mode de fonctionnement permet :
de faciliter le transfert de tous les types de documents (par e-mails, dépôts sur serveurs ou mise à disposition sur extranets …)
de rendre consultable partout et tout le temps, l’ensemble de vos documents professionnels (vos courriers papiers deviennent consultables à tous moments via une simple connexion internet sur votre ordinateur portable, smart phone, iPhone …)
de fiabiliser l’archivage (le support numérique offrant bien plus de garanties que le support papier)
Outre la dimension écologique non négligeable, le traitement des courriers par WebSaisie vous offre donc la possibilité de poser le cadre de méthodes de travail innovantes, génératrices d’efficacité et de progrès.
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