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  • Mathieu Millet

Use case : gagner en efficacité sur le contrôle des factures d'achat VO

Dernière mise à jour : 26 oct. 2021




Profil du client : professionnel de la distribution automobile


Sa problématique : notre client souhaitait libérer ses équipes logistiques d'une tâche très chronophage, le "contrôle facture". Plus précisément, il s'agit pour chaque véhicule d'occasion acheté à un professionnel (français ou étranger), de comparer en détail la facture définitive au devis / proforma, afin de s'assurer que les caractéristiques du véhicule reçu sont rigoureusement identiques à celui commandé.

Bien que hautement stratégique, cette tâche reste assez facilement externalisable, car il "suffit" de définir très précisément les procédures de contrôles à réaliser.

Dans un contexte RH difficile (équipes sous pression, croissance, difficultés de recrutement, turnover ...) et afin de réduire ses délais et ses coûts, notre client a souhaité nous confier le traitement de cette tâche.


La solution mise en place : dans un premier temps, nous nous sommes très rapidement imprégnés des outils utilisés et de la procédure (3 heures ont suffit).

Nous lui avons mis en place une équipe de gestion administrative sur-mesure, avec :

  • une équipe 100% dédiée et spécifiquement formée à cette tâche

  • un engagement de flexibilité de +/- 30%

  • un contact dédié

  • un système complet de gestion de la qualité (analyse détaillée de chaque incident, échantillonnages, formations continue ...)

  • un reporting mensuel

  • une facturation à l'acte SANS minimum de facturation

  • un contrat SANS engagement

  • une parfaite conformité à la RGPD


Chaque mois, nous gérons plusieurs milliers de factures ; tout est passé au peigne fin par nos équipes :

  • identité du vendeur

  • n° de châssis

  • marque / modèle

  • motorisation / transmission

  • finition

  • couleur intérieure / extérieure

  • tarif ...


A chaque "écart" constaté, nous appliquons la procédure définie par notre client ("blocage" de la facture, retour vers le fournisseur ...).


Si la procédure de traitement évolue, aucun problème : notre client se rapproche de son contact dédié pour lui transmettre les modifications. Ce dernier s'occupe, dans la foulée, de former l'équipe en charge du traitement.


D'après nos estimations, en passant par nos services, notre client a pu diviser par 2 son coût de traitement sur cette tâche.

Et nous le faisons depuis plus de 9 ans, avec plus de 200 000 factures contrôlées ! C'est que ça doit bien fonctionner 😉

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